4. Systeemtheorie

De integrale benadering heeft een systeemtheoretische basis. Dat betekent dat een organisatie geen losse verzameling mensen of afdelingen is, maar een geheel waarin alles met elkaar samenhangt. Wat er op één plek gebeurt, heeft gevolgen op andere plekken.

Onderdelen en relaties

Een organisatie bestaat uit onderdelen (mensen, taken, afdelingen) met daartussen vaste relaties: wie werkt met wie samen, wie beslist, wie levert aan wie. Die relaties zijn zo belangrijk dat je er het gedrag van de organisatie mee kunt verklaren. Je kunt dus niet één onderdeel veranderen zonder het geheel te beïnvloeden. Dit sluit aan bij de Durham-casus: een technische verandering (Longwall) veranderde de relaties tussen mensen en daarmee hun gedrag.

Organisaties worden gezien als open sociale systemen: ze staan voortdurend in contact met hun omgeving, zoals klanten, wetgeving, de markt en technologie.

Ontwikkeling van het systeemdenken

Het zelfreferentiële paradigma klinkt ingewikkeld, maar het idee is simpel: een organisatie neemt signalen uit de omgeving waar, maar interpreteert ze via haar eigen bril. Dit sluit aan bij het begrip collectief organisatiegeheugen uit het volgende hoofdstuk: gedeelde basisveronderstellingen over "hoe het hier werkt" bepalen wat mensen belangrijk vinden.

Wat betekent dit voor organisaties?

Als je een organisatie ziet als een sociaal systeem, kijk je niet alleen naar de structuur, maar ook naar:

• hoe de organisatie historisch is gegroeid;
• welke activiteiten en mensen samen het werk vormen;
• hoe missie en strategie de structuur bepalen;
• hoe mensen functioneren binnen het systeem;
• hoe techniek en mens samenwerken;
• hoe sociotechniek helpt om dit alles te verbinden.

Niet alles is structuur, maar structuur is wel een manier om te begrijpen wat er gebeurt.

Voorbeeld: een middelbare school

• Gesloten systeem: vroeger dacht men dat de school goed functioneerde zolang leraren zich aan de regels hielden, hetzelfde lesprogramma volgden en de hiërarchie duidelijk was. Wat ouders, maatschappij of arbeidsmarkt wilden, speelde een kleine rol.
• Open systeem: leerlingen, technologie en de eisen van ouders veranderen. De school moest zich aanpassen met nieuwe vakken, andere didactiek en digitale middelen.
• Zelfreferentieel: de school kijkt naar buiten, maar verwerkt veranderingen via haar eigen denkpatronen: "dit past wel binnen ons onderwijsconcept" of "dit doen wij niet op deze school".

Als je de school integraal ontwerpt, kijk je niet alleen naar roosters of managementlagen, maar naar het geheel: hoe leraren samenwerken, hoe techniek het lesgeven ondersteunt, hoeveel ruimte leraren hebben om problemen zelf op te lossen, en hoe de school zich verhoudt tot de samenleving.

Waarom dit ertoe doet voor ontwerp

Uit het systeemdenken volgen drie consequenties voor organisatieontwerp. Ten eerste moet je bij een ontwerp altijd een systeemgrens kiezen: wat hoort bij het systeem en wat niet? Ten tweede ontstaat gedrag uit relaties, dus problemen los je niet op door alleen individuen aan te spreken, maar door de relaties (de structuur) te veranderen. Ten derde moet een open systeem kunnen reageren op een veranderende omgeving; dat vraagt om regelcapaciteit en leervermogen, wat in latere hoofdstukken terugkomt bij de regelkring, double loop learning en de law of requisite variety.