1. Organiseren, structuur en ontwerpen

Het vak Organisatieontwerp gaat over de vraag hoe je werk zo verdeelt en koppelt dat een organisatie haar doelen haalt en dat het werk tegelijk goed is voor de mensen die het doen. Het vertrekpunt is simpel: mensen werken samen omdat ze iets alleen niet kunnen.

Organisatie en organiseren

Samenwerken is zo oud als de mensheid. Vroeger ging dat vanzelf: de beste jager leidde de jachtgroep, en samenwerking was nodig om als stam te overleven. Tegenwoordig organiseren we om welvaart en welzijn te realiseren. Het woord organisatie heeft twee betekenissen:

• Organisatie 1: institutie of rechtspersoon. Denk aan arbeidsovereenkomsten en contracten, en rechtsvormen zoals BV, NV, coöperatie, maatschap, eenmanszaak, vereniging, stichting en overheidsorganisaties.
• Organisatie 2: de manier waarop het werk georganiseerd is ("de organisatie van de organisatie deugt niet"). Hier gaat dit vak over.

Samenwerken is een voorwaarde voor resultaat als een klus te zwaar is voor één mens (samen tillen), te lang duurt (24/7 werk, dus ploegendiensten) of te moeilijk is voor één hoofd (multidisciplinair werk).

Ontwerpvragen

Bij het organiseren komen steeds dezelfde vragen terug: wat is het doel, welk werk is daarvoor nodig, doen we het zelf of besteden we het uit, hoe verdelen we het werk, en hoe stemmen we het daarna af, coördineren en regelen we het (operationeel regelen: de dagelijkse problemen oplossen)? Daarna volgen keuzes over ICT, machines, gebouw en inrichting. Uitbesteden scheelt werk dat je in de eigen structuur moet toedelen, maar de productie- of waardeketen wordt er langer door.

Wanneer en wat is structuur?

Er zijn tijdelijke organisaties (festivals, rampenhulp, blauwhelmen) en permanente organisaties. Bij permanente organisaties verandert het karakter van de structuur met de omvang:

Structuur gaat over: werken aan een gezamenlijk doel, de verdeling van het werk over mensen en machines, en de afstemming op elkaar. Afstemmen kan gelijktijdig (samen tillen) of volgtijdelijk (aansluiten bij een ploegendienst of overdracht, bijvoorbeeld in de zorg: wat heb je bij deze cliënt gezien en waar moet de volgende op letten). Daarnaast is er besturen en regelen: verstoringen oplossen.

Soorten werk

In een structuur worden drie soorten werk verdeeld:

• Uitvoerend werk (maken). Binnen uitvoering onderscheid je voorbereidend, uitvoerend en ondersteunend werk. Voorbeeld kapper: een afspraak maken is voorbereidend, knippen is uitvoerend, haar opruimen is ondersteunend.
• Afstemmend werk: het verdeelde werk op elkaar afstemmen. Een kapper die stoelen verhuurt, moet afstemmen wie wanneer welke stoel huurt.
• Besturend en regelend werk: sturen en verstoringen oplossen.

Niveaus en interfaces

De structuur van de arbeidsverdeling kent drie niveaus: micro (werkplekken en individuen), meso (kleine eenheden zoals werkgroepen of teams) en macro (grotere afdelingen). Hoe groter en gespecialiseerder een organisatie wordt, hoe lastiger alles op elkaar af te stemmen is, omdat het aantal interfaces stijgt. Een interface is een contact- of afstemmingspunt tussen onderdelen.

Ontwerpen en de DOVE-cyclus

Ontwerpen is systematisch denken en werken aan iets dat er moet komen: er is iets wat niet goed genoeg is en dat wordt herontworpen, van idee tot "we kunnen het gaan bouwen, maken, invoeren". Het idee volgt uit een diagnose of uit ontevredenheid. De DOVE-cyclus bestaat uit:

1. Diagnose van het probleem
2. Ontwerpen van de oplossing
3. Invoeren van de oplossing
4. Evalueren: na een tijdje nagaan of het beter is geworden

Ontwerpen betekent eisen en randvoorwaarden stellen. Bij een citruspers: is hij mooi (eis aan het ontwerp) en komen er geen pitjes in het sap (randvoorwaarde)? Er zijn twee niveaus van "goed": Goed-1 betekent dat het ontwerp voldoet aan alle gestelde eisen en randvoorwaarden. Goed-2 betekent dat het voldoet aan de juiste set eisen en randvoorwaarden. Een ontwerp kan dus aan alle eisen voldoen en toch slecht zijn als de verkeerde eisen zijn gesteld.

Voorbeeld: functionele verdeling of allround vakmensen

In het college werd een klein bedrijf besproken dat maatwerkboekenkasten maakt in drie even zware stappen (onderdelen maken, oppervlak behandelen, assembleren), met negen allround productiemedewerkers. Er zijn twee mogelijke verdelingen:

Coördinatiemechanismen

Als werk verdeeld is, moet het gecoördineerd worden. Mintzberg beschreef oorspronkelijk vijf coördinatiemechanismen (later in zijn loopbaan uitgebreid naar zeven): direct supervision (iemand kijkt mee en stuurt bij), mutual adjustment (onderlinge afstemming), standaardisatie van werkprocessen (zoals een muziekblad dat voorschrijft wat je zingt), standaardisatie van output (eisen aan het resultaat) en standaardisatie van vaardigheden. Galbraith voegde lateral linking mechanisms toe: horizontale koppelingen tussen eenheden. In het college werd dit geïllustreerd met het zingen van een tweestemmige canon, waarbij het werk over groepen verdeeld was.